建立清晰的沟通机制
确定沟通渠道：明确主要的沟通渠道，比如选择常用的即时通讯工具（如微信、QQ 等）作为日常沟通的方式，方便随时交流想法、反馈问题；对于重要的文件传输、正式的方案讨论等，则使用电子邮件，确保信息的准确性和可追溯性。同时，保留电话沟通方式，在遇到紧急情况时能迅速联系到对方相关人员。
指定对接人员：双方各自指定固定的项目对接人员，避免出现多头对接导致信息混乱的情况。对接人员要熟悉项目的各个环节和整体要求，能够代表各自团队准确传达信息、做出决策，并对沟通结果负责。例如，客户方指定一名熟悉展览需求的市场专员，展览工厂则安排负责该项目的项目经理作为对接人。
设定沟通时间与频率：根据项目的进度和阶段，设定定期沟通的时间和频率。在项目初期，可能每周进行一次线上会议，集中讨论设计方案、预算安排等关键问题；进入搭建施工阶段后，可以每隔两三天进行一次简短的沟通，汇报施工进展、协调解决现场出现的问题；临近展会开幕前，增加沟通频率，每天互通有无，确保各项收尾工作有序完成。
做好前期沟通准备
明确项目需求与目标：客户方要提前梳理清楚自身对于展览项目的详细需求，包括展览的主题、想要呈现的效果、重点展示的内容、预期的观众体验等，同时制定明确的项目目标，如按时交付、控制在预算范围内、达到特定的展示效果等，并以书面或可视化的形式（如需求文档、效果草图等）清晰地传达给展览工厂，让对方充分了解项目期望。
整理相关资料：收集并整理与项目相关的各类资料提供给展览工厂，例如品牌的视觉识别手册（包含品牌的标准色、字体、logo 使用规范等），过往类似展览的案例资料（无论是成功的经验还是需要避免的问题），以及场地的相关信息（场地尺寸、布局、限制条件等），这些资料有助于展览工厂更好地把握项目情况，制定出贴合需求的方案。
保持沟通中的积极态度与原则
积极主动反馈：双方都要养成积极主动反馈的习惯，不要等到对方询问才汇报情况。例如，展览工厂在施工过程中发现设计方案可能存在不合理之处影响进度或效果时，要及时向客户反馈，提出改进建议；客户方如果对某个阶段的工作有疑问或者新的想法，也应尽快告知展览工厂，以便及时调整。
尊重专业意见：在沟通中要充分尊重对方的专业意见，展览工厂有着丰富的搭建经验和专业知识，客户方对于展示效果、品牌传达等方面有深入的理解，双方应相互倾听、取长补短。比如，在讨论展位的结构设计时，客户方要认真考虑展览工厂提出的关于承重、稳定性等方面的专业建议，而展览工厂也要重视客户对于视觉呈现和功能布局的想法。
保持耐心与理解：项目推进过程中难免会遇到各种问题，如材料供应延迟、施工难度超出预期等，此时双方要保持耐心与理解。不要一味指责，而是共同寻找解决问题的办法，站在对方的角度思考问题，营造良好的合作氛围，有助于提高沟通效率，推动项目继续向前。
重视关键节点沟通
设计方案确认环节：在展览工厂完成初步设计方案后，组织专门的沟通会议进行详细讨论和确认。客户方要对照项目需求和目标，对设计方案的各个方面（如整体布局、色彩搭配、展示道具设计等）提出具体的意见和建议，展览工厂则要针对客户的反馈进行解释说明，必要时当场修改完善方案，确保设计方案得到双方的认可，为后续施工打下良好基础。
施工进度汇报环节：在搭建施工阶段，按照预先设定的时间节点，展览工厂向客户详细汇报施工进度情况，包括已完成的工作内容、是否按照计划推进、遇到了哪些问题以及下一步的工作计划等。客户可以通过现场查看、对比进度计划等方式进行核实，对于进度滞后的情况，共同分析原因，制定追赶进度的措施，保障项目按时完成。
验收交付环节：在项目即将完工时，提前沟通确定验收的标准、时间和参与人员等细节。验收过程中，双方依据既定标准对展览搭建的质量、效果等进行全面检查，对于存在的问题，展览工厂要及时记录并承诺整改的时间和方式，确保最终交付的项目符合要求，能够顺利投入使用。